A lo largo de nuestros años de experiencia acompañando clientes a implementar software de gestión hemos descubierto que la gran mayoría nos busca cuando tiene un problema que se ocasiona a raíz del crecimiento o a raíz de la detección de un faltante de mercadería o de dinero.
Si bien, estos son dos disparadores importantes para definir un cambio de tanta importancia para la organización, es muy importante que esta decisión no se tome a la ligera ya que tiene grandes implicancia a futuro.
Cuando uno incorpora un sistema, ya sea porque cambió el anterior o porque es la primera vez que lo lleva a cabo, hay varios elementos que conviene tener en cuenta para tomar la decisión.
¿Por qué? Porque por lo general son elementos que alguien que no está involucrado directamente al rubro del software no tiene en cuenta o simplemente no conoce, pero que a la hora de implementar el producto son vitales para la obtención de los resultados buscados y por consiguiente la salud y el futuro de la empresa.
1. RELEVAMIENTO: Es muy importante determinar el alcance de lo que se espera que haga el sistema o software dentro de tu empresa. También saber con qué recursos se cuenta tanto en personal; tiempo dedicado e inversión como para afrontar el proyecto.
Si el proveedor de software no hace este relevamiento mínimo, las chances de que lo que está desarrollado coincidan con lo que el cliente necesita son muy bajas.
Por lo que es fundamental realizar de la mano del proveedor de software un relevamiento detallado de todo lo que respecta a su unidad de negocio.
2. CAPACITACIÓN: A lo largo de nuestra trayectoria vimos fallar en las empresas muchos sistemas que sabemos que son muy buenos. El factor común en todos estos casos es que el cliente final nunca aprendió a usar el máximo potencial de la herramienta. Esto por lo general no sucede cuando el proceso de adopción de un software tiene incorporado un proceso de capacitación y seguimiento.
3. ACOMPAÑAMIENTO POSTERIOR: Una vez que el sistema ya está funcionando correctamente es importante contar con un acompañamiento posterior. El error más frecuente al respecto es pensar que como uno ya pagó el sistema y lo está usando, ya no necesitará más ayuda por parte del proveedor. Este es un error y puede ser carísimo.
El error parte de pensar que un software es algo estático y que las necesidades del cliente también lo son. ¡Nada más diferente a la realidad que esto! El contexto se modifica permanentemente (impuestos, variables económicas, etc.), la empresa evoluciona permanentemente y la manera de hacer negocios están en permanente cambio.
Con esta volatilidad en todos los elementos que hacen al negocio, por qué pensar que un sistema hecho para una realidad en el pasado no quedará obsoleto en el presente o en el futuro?
4. CRECIMIENTO DEL SISTEMA EN EL TIEMPO: El sistema no sólo queda desactualizado en el tiempo. Muchas veces el sistema queda “chico”. En otras palabras, el software no crece al ritmo que lo hace la empresa. Es por este punto que es muy importante considerar tanto las necesidades actuales como la posibilidad (estructura y trayectoria del proveedor) y la voluntad (el modelo de negocio del proveedor) del proveedor de software a hacer escalar el sistema en el tiempo.
5. POSIBILIDAD DE INTEGRAR A OTROS SOFTWARES: Otra consideración importante está relacionada a la convivencia entre sistemas. Muchas veces, por la especificidad de las áreas de la empresa, con un solo sistema no alcanza. Hay proveedores más propensos a facilitar esta integración y otros no. El día de mañana puede ser un gran dolor de cabeza tener que convivir con varios sistemas que no “hablen entre sí”.
6. TECNOLOGÍA / SEGURIDAD: Quizá la más difícil de evaluar y lejana de anticipar para un empresario que no es experto en informática, es la referente a las características técnicas. Es probable que aquí se requiera algún asesoramiento particular. De todas formas, podemos anticipar que preguntas sobre seguridad de los datos, backups de la información, propiedad de los datos, son indispensables a la hora de definir con quién se va a trabajar de ahí en adelante.
Estos puntos 6 puntos, son un buen comienzo para arrancar un proceso comercial con varios proveedores de software. Es altamente recomendable cotejar varias propuestas antes de tomar una decisión.
Por lo que hay que tener en cuenta que la decisión que se tome implicará mucho tiempo dedicado y esfuerzo para producir los cambios que se quieren obtener. Llevará algunos meses empezar a ver resultados y poder valorar si la decisión tomada fue la correcta o no. Es mejor tomarse este proceso a conciencia y dedicarle un tiempo que lamentarse en el futuro por no haberlo hecho.
Estos puntos evaluativos salieron de la gran experiencia que tenemos desarrollando Software de Gestión para empresas y comercios, con el fin de que empresarios y sus colaboradores puedan abocar sus esfuerzos y energías a tareas estratégicas y que la rutina diaria de gestión y administración deje de ser un punto de dolor, que se termina llevando horas y horas de trabajo.
Somos im-comercios una empresa creada y desarrollada para brindar soluciones integrales. Formada por un equipo de profesionales capacitados para acompañarte en cada una de las etapas, tanto en el relevamiento, y durante todo el proceso de implementación, capacitación y servicio post venta.