Elegir el mejor ERP o sistema de gestión para nuestro negocio no es algo que debe ser tomado al azar. Ya sea una ferretería, un corralón, un bazar, un local de venta de indumentaria; hay una serie de detalles que se deben tener en cuenta a la hora de escoger el software que se ajuste a nuestras necesidades.
Santiago Ruiz Nicolini, CEO de INFOMANAGER, llama a estas condiciones “los 7 elementos claves a la hora de elegir un software”. Un listado de consejos que todo emprendedor y empresario debe leer si su deseo es hacer crecer su negocio en una época en que la digitalización es la clave del éxito.
“Estos puntos son un buen comienzo para arrancar un proceso comercial con varios proveedores de software. Es altamente recomendable cotejar varias propuestas antes de tomar una decisión”, dice Ruiz Nicolini.
A continuación, compartimos estas claves:
1- Relevamiento
Es muy importante determinar el alcance de lo que se espera que haga el sistema dentro de tu empresa. También saber con qué recursos se cuenta tanto en personal; tiempo dedicado; y el dinero, como para afrontar el proyecto. Si el proveedor de software no hace este relevamiento mínimo, las chances de que lo que está desarrollado coincida con lo que el cliente necesita son muy bajas.
2- Capacitación
A lo largo de nuestra trayectoria vimos fallar en las empresas muchos sistemas que sabemos que son muy buenos. El factor común en todos estos casos es que el cliente final nunca aprendió a usar el máximo potencial de la herramienta. Esto por lo general se evita si durante el proceso de adopción del software tiene incorporado un proceso de capacitación y seguimiento.
3- Migración de datos
Si pertenecés al 92% que está cambiando de sistema, este punto es muy importante para vos. Probablemente estás en el punto en el que no tenés soporte o incluso se agotó la relación con tu proveedor actual y tenés todo el historial de tu empresa en su sistema. Es clave analizar cuál será el grado de migración de datos que podrás alcanzar, cuál es el esfuerzo que requerirá y si se justifica. Hay diversas opciones y tener presente cuál es la que mejor será de gran utilidad para la transición que existirá.
4- Acompañamiento posterior
Una vez que el sistema ya está funcionando correctamente es importante contar con un acompañamiento posterior. El error más frecuente al respecto es pensar que como uno ya pagó el sistema y lo está usando, ya no necesitará más ayuda por parte del proveedor. Incurrir en este error puede ser más caro aún que pagar un soporte de forma permanente. El problema surge por pensar que un software es algo estático y que las necesidades del cliente también lo son. Nada más diferente a la realidad que esto. El contexto se modifica permanentemente (impuestos, variables económicas, etc.), la empresa evoluciona permanentemente y la manera de hacer negocios está en permanente cambio. Con esta volatilidad en todos los elementos que hacen al negocio, ¿por qué pensar que un sistema hecho para una realidad en el pasado no quedará obsoleto en el presente o en el futuro?
5- Crecimiento del sistema en el tiempo
El sistema no sólo queda desactualizado en el tiempo. Muchas veces el sistema queda “chico”. En otras palabras, el sistema no crece al ritmo que lo hace la empresa. Es por este punto que es muy importante considerar tanto las necesidades actuales como la posibilidad (estructura y trayectoria del proveedor) y la voluntad (el modelo de negocio del proveedor) del proveedor de software a hacer escalar el sistema en el tiempo.
6- Posibilidad de integrar a otros software
Otra consideración importante está relacionada a la convivencia entre sistemas. Muchas veces, por la especificidad de las áreas de la empresa, con un solo sistema no alcanza. Hay proveedores más propensos a facilitar esta integración y otros que no. El día de mañana puede ser un gran dolor de cabeza tener que convivir con varios sistemas que no “hablen entre sí”.
7- Tecnología y seguridad
Quizá la más difícil de evaluar y lejana de anticipar para un empresario que no es experto en informática, es la referente a las características técnicas. Es probable que aquí se requiera algún asesoramiento particular. De todas formas, podemos anticipar que hay ciertas preguntas que son importantes hacer a la hora de evaluar una solución informática para tu negocio. Tener información respecto de seguridad de los datos, backups de la información, propiedad de los datos, infraestructura y conectividad necesaria, pago o no de licencias suelen evitar sorpresas en el futuro y más de una discusión.