Un buen sistema de gestión es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa, ya que permite integrar distintos procesos y áreas de trabajo. Sin embargo, es esencial que la información esté protegida, por lo que la seguridad del software debe ser una prioridad. A continuación, se presentan algunos aspectos imprescindibles para la seguridad de un software de gestión.
El servidor y el acceso deben estar restringidos. La información del sistema debe estar concentrada en un único servidor, con acceso restringido a personal especializado para su uso. Además, es importante que el acceso al servidor esté restringido a la red de la empresa y solo sea accesible para ciertos usuarios o personal del área de sistemas.
Es necesario limitar la cantidad de usuarios del sistema. Cada usuario del sistema debe contar con una contraseña para acceder al mismo. Además, el sistema debe permitir conocer qué usuarios realizaron qué movimientos, cuándo lo hicieron y desde qué terminal se realizó. Esto puede registrarse en la misma base de datos del sistema o en archivos log.
Los módulos de configuraciones y parámetros también son fundamentales. Estos permiten configurar el comportamiento del sistema, determinar lo que debe permitir y lo que no, qué valores predeterminados tomar para ciertos cálculos u operaciones, qué formatos para impresión de facturas o tickets utilizar, entre otros.
La validación de los datos es otro aspecto importante. Todo sistema debe realizar estas validaciones para evitar guardar datos incorrectos o basura. Esto permite no introducir un número donde debe de ir una letra o viceversa, no dejar espacios en blanco en datos que son requeridos, etc.
Otro aspecto fundamental es el manejo correcto de las reglas de negocio de la empresa. Todo software de gestión debe tenerlas bien validadas y deberán abarcar todo el amplio abanico de posibilidades y reglas, ya que de esto dependerá la correcta toma de decisiones de los directivos o altos ejecutivos de la organización. Es indispensable poner especial atención en no dejar huecos o caminos posibles que puedan ocasionar la posibilidad de que algún usuario pueda cometer un fraude o acto ilícito a la empresa.
La protección de datos y los respaldos también son fundamentales. La encriptación de datos es una herramienta útil para proteger la información de la empresa. Además, es recomendable que todo software de gestión tenga una herramienta que realice respaldos de la base de datos de operación del sistema, para evitar la pérdida de información.
Por último, es importante considerar las restricciones del software de gestión. El Administrador del Sistema tendrá acceso a todo el sistema, mientras que habrá usuarios que solo tendrán acceso a ciertas aplicaciones o módulos del sistema. En general, las limitaciones en un sistema de este tipo son mayores que en otros, ya que su alcance es más amplio.
En conclusión, es fundamental asegurar la seguridad de un software de gestión, para proteger la información de la empresa. Los aspectos mencionados anteriormente son esenciales para garantizar un adecuado funcionamiento del sistema y para prevenir cualquier tipo de violación a la seguridad de los datos.