Durante años la implementación de software de gestión, se ha encontrado que la mayoría de los clientes buscan ayuda cuando tienen problemas a causa del crecimiento o de la detección de faltantes de mercadería o dinero. Estos son disparadores importantes para definir un cambio importante en la organización. Sin embargo, la decisión no debe tomarse a la ligera debido a las grandes implicaciones que puede tener en el futuro.
Hay varios elementos que conviene tener en cuenta antes de incorporar un sistema, tanto si se trata de un nuevo sistema como si se trata de cambiar el actual. Estos elementos suelen pasarse por alto pero son vitales para obtener los resultados buscados y para el futuro de la empresa.
El primer elemento es el relevamiento. Es importante determinar el alcance de lo que se espera que haga el sistema o software dentro de la empresa, y saber con qué recursos se cuenta para afrontar el proyecto. Si el proveedor de software de gestión no realiza este relevamiento, las posibilidades de que lo que se desarrolló coincida con las necesidades del cliente son muy bajas. Es fundamental realizar un relevamiento detallado de todo lo que respecta a la unidad de negocio en conjunto con el proveedor de software de gestión.
Otro elemento importante es la capacitación. En muchos casos, los sistemas fallan porque el cliente nunca aprendió a usar el máximo potencial de la herramienta. Esto no suele suceder cuando el proceso de adopción de un software tiene incorporado un proceso de capacitación y seguimiento.
El acompañamiento posterior también es importante. Una vez que el sistema está funcionando correctamente, es fundamental contar con un acompañamiento posterior. El error más frecuente es pensar que como se pagó el sistema y se está usando, ya no se necesitará más ayuda por parte del proveedor. Esto es un error y puede ser muy costoso. Con la volatilidad de los elementos que hacen al negocio, es necesario considerar que un sistema hecho para una realidad pasada quedará obsoleto en el presente o en el futuro.
La posibilidad de crecimiento del sistema en el tiempo es otro elemento vital. En ocasiones, el software de gestión no crece al ritmo que lo hace la empresa, por lo que es importante considerar tanto las necesidades actuales como la posibilidad y voluntad del proveedor de software de hacer escalar el sistema en el tiempo.
Otro elemento a considerar es la posibilidad de integrar a otros softwares. Muchas veces, con un solo sistema no es suficiente debido a la especificidad de las áreas de la empresa. Es importante buscar proveedores que faciliten esta integración para evitar tener que convivir con varios sistemas que no se “hablen entre sí”.
Por último, es importante considerar las características técnicas del software de gestión. Es probable que se requiera asesoramiento particular sobre seguridad de los datos, backups de la información y propiedad de los datos. Estas preguntas son indispensables a la hora de definir con quién se va a trabajar.
En conclusión, estos seis puntos son fundamentales para arrancar un proceso comercial con varios proveedores de software de gestión. Se recomienda cotejar varias propuestas antes de tomar una decisión. La decisión que se tome implicará mucho tiempo y esfuerzo para producir los cambios que se quieren obtener. Llevará algunos meses empezar a ver resultados y poder valorar si la decisión tomada fue la correcta o no. Es mejor tomarse este proceso con conciencia y dedicarle un tiempo que lamentarse en el futuro por no haberlo hecho.