¿Cuáles son los problemas típicos que enfrentan las pymes y cómo aprovechar los contextos de inestabilidad para revisar los procesos y mejorar la productividad?
Dicen que las crisis son oportunidades. Y si bien en contextos turbulentos las pymes suelen ser las empresas más perjudicadas, también puede ser un buen momento para revisar los procesos y apuntalar la productividad.
Muchos de los problemas de una pyme derivan de procesos poco eficientes. Por eso, lo primero es identificar cuáles son los típicos problemas de gestión que enfrentan las pymes:
- Información para la toma de decisiones: la mayoría de los empresarios pyme no tenemos, en el momento adecuado, la información necesaria para tomar decisiones con respaldo de análisis de datos. Generalmente, cuando contamos con esta información, las decisiones suelen ser reactivas, mientras que lo importante es contextos de crisis es ser proactivo y adelantarse a los escenarios posibles.
- Eficiencia y duplicación de tareas: contamos con personal que realiza la misma actividad que otros, ocasionando doble gasto y pérdida de tiempo (la mayoría de las veces este ítem es no erogable, por lo tanto, no nos damos cuenta, pero influye y mucho).
- Vencimientos que se pasan: muchas veces se nos pasan pagos de servicios, proveedores, etc. y se terminan pagando atrasados, generando intereses y, en algunos casos, demorando la entrega de material o del servicio en sí.
- Incertidumbre sobre el aprovechamiento de los recursos: hay muchos recursos con los que contamos en nuestra empresa, y hay momentos en los que, por ejemplo, no sabemos qué actividad está en proceso o cuál está terminada.
- Costos ocultos: al tener personal que está trabajando en tareas que ya están terminadas, o realizando pagos vencidos, nos estamos sumando costos que no están siendo tomados en cuenta a la hora de medir el costo verdadero de nuestro producto, produciendo pérdidas en vez de ganancias.
Estas y muchas otras situaciones se nos presentan a diario en nuestras empresas, por eso es necesario que tomemos estos momentos de baja actividad para reinventarnos, adaptarnos a los cambios y, sobre todo, para entender que todas estas situaciones derivan de problemas en los procesos.
La optimización de procesos, y el impacto en la productividad que esto supone, ayudan a aumentar la rentabilidad y mantener la competitividad.
Si bien cada pyme tiene una historia, una realidad y está en un contexto de industria determinado, debemos aprender que, en un contexto de crisis, la optimización de procesos, y el impacto en la productividad que esto supone, ayudan a aumentar la rentabilidad y mantener la competitividad.
Una situación de recesión económica no es del todo negativa; es el momento para aplicar medidas enfocadas en aquellos aspectos que se pueden mejorar. En efecto, sabemos que aquellas pymes que incorporan innovaciones regularmente en mejora de la productividad de sus procesos son más estables que aquellas que no los hacen. Con esto hacemos referencia a que la forma de organización, la forma de hacer las cosas, es decir, sus procesos, adquiere una mayor importancia y, a veces, es decisiva para poder competir con éxito.
En las pymes existen una gran cantidad de procesos, que involucran a diferentes personas, equipos, materiales, información, dinero, funciones, etc. Cada uno de estos procesos se realiza bajo unas instrucciones o procedimientos, o bien son resultado de hábitos, acuerdos, tradición, improvisación, etc. Una característica interesante es que todas las actividades relacionadas requieren recursos que agregan costo al producto o servicio objeto de la empresa, pero no todas agregan valor. Es ahí donde surge la idea de mejora de productividad, a través del análisis de todos los procesos que afecten fundamentalmente a la competitividad de la empresa, es decir, aquellos que puedan afectar a la satisfacción final del cliente.
Fuente: www.buenosnegocios.com
Autor: Andrés Pérez Españón