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¿Por qué automatizar tu gestión administrativa? "El 2021 demanda modernización"


Tu negocio debe comenzar el 2021 actualizado y modernizado. Para esto, debemos automatizar nuestra gestión administrativa


El 2021 se presentó como una oportunidad para aliarnos con la automatización. Las ventajas de esta actualización son incontables y los resultados lo demuestran.

Principalmente, automatizar los procesos nos permite migrar a un modelo de gestión empresarial inteligente, en el que prevalezcan los procesos prácticos y monitoreados.


Cuando logramos que los diferentes procesos sean realizados de manera automática, accedemos a un mejor control de cada uno de estos con practicidad.

Una de las formas de automatizarnos es incorporando un software. Dentro de los softwares, el que más posibilidades me dará es el Saas, llamado así por sus siglas en inglés: software as a service, o sea software como servicio. Este software es diferente al software “tradicional”, alias a la licencia de software.


La diferencia principal entre uno y otro es que la licencia de software es algo que compro y que debo ir actualizando, en cambio, al obtener un Saas, obtengo el mismo producto de software en su versión nativa, pero en la Nube, o sea que se va actualizando constantemente. Los proveedores SaaS actualizan la solución y esta está automáticamente disponible a sus clientes.


La primera ventaja que me ofrece la automatización sea como sea que la aplique, será la reducción de costos. ¿Cómo es esto posible? La respuesta es simple: es posible porque automatizar impacta directamente en mis finanzas. Una vez hecha la inversión, los gastos posteriores que aparecen son muy reducidos.


Tener una gestión administrativa automatizada es migrar del papel a la nube. Esto quiere decir que tendré menos gastos y menos residuos, siendo más ecológicamente amigable y este no es un dato menor. Desperdiciar menos y ser más amigos de la naturaleza nos dará el visto bueno de nuestros trabajadores y de nuestros clientes, y con mucha razón. Reduciremos el uso de la tinta, de los papeles, de cartones, de los accesorios de oficina y más.


Por otro lado, tendremos un mayor control operacional. La gestión automatizada permite incrementar el control operacional al flexibilizar las actividades de gestión y, también, demanda menos tiempo. Esto ocurre gracias a la tecnología de la nube, la cual consiste en el almacenamiento de la información y los documentos en servidores remotos y no en dispositivos informáticos específicos: los sistemas que trabajan con la nube dan la posibilidad de visualizar información y datos de interés desde diferentes lugares y dispositivos.


Además, tendremos la información mucho más centralizada: comprobantes, documentos, auditorías contables, y demás estarán disponibles en un mismo lugar, dándome mayor eficacia y practicidad.


También, se puede ver que un software de gestión como el Saas, tiene una serie de funcionalidades que incrementan la eficacia y la practicidad de manera sustancial. Por ejemplo, accedo a notificaciones de cobranza al instante, a los detalles de documentos por cobrar vencidos y por vencer, a los análisis comparativos, a los reportes de ventas y compras, a la exportación de documentos tributarios electrónicos, etc.


En resumen, tendremos una optimización contable en todos los aspectos de nuestro negocio, podremos llevar la contabilidad de forma ordenada y práctica, tendremos a disposición mucha información y realizaremos análisis completos de estados financieros en línea.


Tomaremos mejores decisiones al contar con más información, mejoraremos la experiencia de nuestros usuarios, tendremos menos errores, incorporaremos procesos ágiles y rápidas soluciones a problemas, y estaremos mucho más satisfechos con nuestra labor diaria.