Gestionar una PYME en Argentina nunca fue sencillo. Entre la rotación de productos, la inflación, la presión operativa y la falta de tiempo, muchos negocios trabajan todos los días con procesos que quedaron chicos para su realidad actual.

Esta guía reúne todo lo que una pequeña o mediana empresa necesita saber para ordenar su operación, evaluar sistemas y entender qué esperar de un software de gestión moderno en 2025.

El contexto actual: cómo operan hoy las PYMEs en Argentina

La mayoría de las PYMEs argentinas funcionan con estructuras híbridas: parte digital, parte manual y mucha información desordenada. Esto genera una operación más lenta, más costosa y difícil de escalar.

Problemas más comunes que vemos en el día a día

• Stock desordenado: diferencias entre lo que aparece en la planilla y lo que realmente hay en el depósito.

• Errores en caja: faltantes, arqueos confusos y movimientos sin registrar.

• Ventas por múltiples canales: local, WhatsApp, redes, marketplaces, preventistas… sin unificar.

• Falta de control: cada empleado trabaja como puede, sin procesos claros ni trazabilidad.

• Información dispersa: datos en cuadernos, mensajes, PDFs, planillas y sistemas aislados.

• Excel saturado: planillas complejas que solo maneja una persona, difíciles de mantener y propensas a errores.

El impacto económico del desorden

El desorden operativo cuesta dinero, aunque no siempre se vea de inmediato:

• Compras duplicadas

• Mercadería perdida o mal cargada

• Ventas que se caen por falta de stock

• Tiempo perdido revisando errores

• Decisiones tomadas “a ojo”

En un contexto competitivo, estos pequeños desajustes terminan afectando la rentabilidad de manera directa.

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión es una herramienta que centraliza las operaciones clave de un negocio: ventas, stock, caja, proveedores, cuentas corrientes, reportes y más.

Su función principal es ordenar, dar control y permitir que la empresa opere sin depender de memoria, cuadernos o planillas.

Software de gestión vs. Excel

Excel es útil para comenzar, pero no fue diseñado para operar un negocio completo. Los principales límites son:

• No actualiza en tiempo real

• No funciona de forma multiusuario real

• Es propenso a errores de fórmula

• No controla stock ni procesos automáticamente

• No integra ventas, caja y sucursales

El software de gestión, en cambio, automatiza tareas, registra todo el historial y mantiene la información sincronizada.

Beneficios generales de un buen sistema

• Menos errores

• Más control

• Información en tiempo real

• Procesos más rápidos

• Decisiones basadas en datos

• Mayor capacidad de crecimiento

¿Qué debería tener un buen software de gestión para PYMEs?

A la hora de evaluar opciones, estas son las funcionalidades clave:

1. Stock

• Control de productos

• Movimientos entre depósitos

• Mermas

• Costos

• Listas de precios

2. Facturación

• Facturación rápida

• Automatización

• Integración con AFIP

• Comprobantes electrónicos

3. Caja / Tesorería

• Ingresos y egresos

• Control de arqueos

• Conciliación

4. Cuentas corrientes

• Clientes

• Proveedores

• Saldos

• Movimientos y vencimientos

5. Sucursales

• Inventario unificado

• Ventas por local

• Control de usuarios por punto de venta

6. Multiusuario

• Roles y permisos diferenciados

• Historial de acciones

7. Reportes

• Ventas

• Rentabilidad

• Movimientos

• Tendencias

8. Cloud vs Local

• Cloud: acceso desde cualquier dispositivo, sin servidores propios.

• Local: requiere mantenimiento propio y hardware dedicado.

9. Soporte

El soporte técnico es clave para las PYMEs. No todos tienen tiempo o conocimientos para configurar un sistema solos.

10. Implementación

Un buen sistema incluye acompañamiento, capacitación y puesta en marcha real.

11. Seguridad y backups

Acceso protegido, datos encriptados y copias de seguridad automáticas.

Infomanager como ejemplo real

Infomanager es un software de gestión pensado específicamente para PYMEs y comercios argentinos. Surge de más de 15 años trabajando con negocios reales, entendiendo su día a día y sus problemas habituales.

Módulos principales

• Stock

• Ventas y facturación

• Caja y tesorería

• Cuentas corrientes

• Sucursales

• Reportes

• Usuarios y permisos

Rubros donde suele funcionar bien

• Ferreterías

• Bazar y regalería

• Indumentaria

• Calzado

• Electrónica

• Distribuidoras

• Corralones

• Comercios minoristas en general

Qué problemas resuelve

• Falta de control

• Errores de carga

• Información dispersa

• Desorden entre sucursales

• Procesos que dependen de una sola persona

Por qué está pensado para Argentina

• Adaptado a AFIP

• Funciona bien en negocios con alta rotación y poco tiempo

• Pensado para estructuras con varios roles y tareas simultáneas

• Acompañamiento personalizado en la implementación

Diferenciadores

• Acompañamiento real (no solo soporte)

• Simpleza para el usuario

• Todo en uno: stock + caja + ventas + reportes

Casos reales

Caso 1 — Comercio con dos sucursales

Un negocio de artículos para el hogar tenía dos puntos de venta.
Cada sucursal llevaba su stock por separado, Excel se actualizaba una vez por semana y las ventas se pisaban entre sí.

Con un sistema unificaron:

• stock

• precios

• ventas

• reportes

Resultado: redujeron faltantes en un 40% y evitaron sobrecompras.

Caso 2 — Distribuidora con preventistas

La empresa recibía pedidos por WhatsApp y llamadas, lo que llevaba a errores y pedidos repetidos.
Con un sistema unificado, los preventistas cargan desde el móvil y todo queda registrado.

Caso 3 — Corralón con depósitos múltiples

Entradas y salidas se registraban en cuadernos.
Con control de movimientos y reservados, evitaron vender productos que no estaban realmente disponibles.

Caso 4 — Ferretería con 12.000 productos

El dueño sabía que perdía plata pero no sabía dónde.
Había diferencias todos los días y la caja no coincidía.

Con un sistema de gestión:

• ordenaron stock

• implementaron permisos por usuario

• unificaron compras y proveedores

Hoy saben qué productos rotan y cuáles no.

F) Checklist final para elegir un software de gestión

Si el sistema cumple con estas condiciones, probablemente sea una buena opción:

• Control de stock claro y en tiempo real

• Facturación rápida e integrada

• Caja y tesorería ordenadas

• Cuentas corrientes completas

• Gestión de sucursales

• Multiusuario con permisos

• Reportes útiles

• Cloud con acceso seguro

• Soporte humano y acompañamiento

• Implementación guiada

• Backups y seguridad garantizada

• Pensado para la realidad argentina